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São sempre de lamentar
as situações em que os Grupos convidados têm de esperar, às vezes horas,
para serem recebidos, para obterem informações verdadeiramente
esclarecedoras, etc.
Com o devido e atempado
planeamento, tudo deverá correr da forma desejada e nos horários
previstos. Para isso, é necessário que sejam feitas reuniões, com alguma
antecedência, dos responsáveis e colaboradores, para planificar e tomar
decisões, pois o pior que pode acontecer é alguma ou várias coisas serem
feitas “em cima do joelho”, sem tempo de reflexão ou ponderação.
2.- Recepção – Guias – Paragem/estacionamento
dos autocarros
Com a devida
antecedência, os responsáveis pelo Grupo organizador deverão definir um
horário e local para a recepção e comunicá-los aos Grupos convidados,
preferencialmente através do envio de um “mapa” com a respectiva
localização e melhor(es) direcção(ões) para aí chegarem. É bom que seja
um local de fácil acesso e onde os autocarros possam parar/estacionar
adequadamente, sem causar constrangimentos ao trânsito que possa
verificar-se na zona.
Os guias
(preferencialmente um par) ou guia responsável deverá ter estar na posse
de todas as informações para transmitir ao responsável pelo Grupo que
lhe foi destinado, o qual deve acompanhar desde a chegada até à partida
de regresso a casa.
Não esquecer que, nesta
altura, o guia será o verdadeiro “relações públicas” do Grupo
organizador junto do Grupo convidado, pelo que deverá ter algumas
características inerentes à função que vai desempenhar: simpatia,
facilidade de comunicação, conhecimento do programa e/ou de eventuais
alterações ao mesmo (provocadas por imprevistos de última hora),
conhecimento da localidade (poderá ter de responder a algumas questões
provocadas pela curiosidade natural dos elementos do Grupo visitante),
etc.
Se for possível, houver
tempo disponível e se valer a pena, isto é, se houver algum local ou
locais que mereçam uma visita, será bom convidar os membros dos Grupos
participantes a fazerem uma “visita guiada” pelas ruas da localidade (de
autocarro ou a pé) ou a algum local ou locais mais importantes da mesma.
Estes momentos lúdicos
de um Festival de Folclore podem servir perfeitamente para a promoção e
divulgação dos valores culturais e turísticos da localidade onde aquele
se vai realizar. Se houver documentação impressa, é bom distribuí-la
pelos visitantes, pois há sempre quem goste de coleccionar este tipo de
informação…
3.- Refeições
A oferta de uma refeição
quente (antes ou após a realização da iniciativa, grupo a grupo ou com
os grupos todos juntos), com os elementos dos diversos grupos sentados à
mesa (preferencialmente), é o mínimo que se pode exigir a quem organiza
um Festival de Folclore.
A ementa deverá ser
constituída por uma sopa e um prato (sempre que possível) tradicional da
região (bem confeccionado e em quantidade suficiente para todos), dando,
assim, a conhecer um prato da gastronomia regional aos elementos dos
restantes grupos. No entanto, caso tal não seja possível, há comidas
“neutras” e que podem facilmente ser servidas em qualquer ponto do país.
As bebidas
disponibilizadas deverão ser, pelos menos, vinho e água, embora a
existência de refrigerantes e de cerveja seja sempre de equacionar, dado
que é bom fazer todos os possíveis para agradar a quem nos visita, pois
há sempre quem, mesmo não gostando de vinho, prefira acompanhar a
refeição com outra bebida que não água.
Pão, saladas ou legumes
e sobremesa(s) deverão completar a refeição |
