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1.- Contactos e
convites aos grupos participantes
Mesmo que a participação
de alguns Grupos de Folclore num Festival seja em regime de permuta ou
intercâmbio (que é o sistema utilizado pela maior parte dos Grupos de
Folclore…), é bom que a confirmação da respectiva presença seja obtida
com algum tempo de antecedência, para que, caso haja alguma situação
imprevista que impossibilite um Grupo de participar, haja tempo de o
substituir por outro da mesma região e também de qualidade. É certo que
a impossibilidade poderá sempre surgir à última hora, mas contra isso
nada se pode fazer! |
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Assim, o convite para a
participação dos Grupos de Folclore deve ser enviado por escrito
(entendo que o primeiro contacto não deve ser telefónico!),
preferencialmente por correio electrónico (poupa-se no papel, no
envelope e no selo, embora muitos Grupos – lamentavelmente - tenham as
respectivas caixas de correio electrónico “cheias”, desactivadas, etc.).
O envio via CTT, “registado com aviso de recepção”, continua a ser o
meio mais fiável para se ter a certeza de que o convite chegou, ou não,
ao destinatário.
O texto do convite deve
conter os seguintes elementos: identificação do Grupo de Folclore que
envia o convite, qual a iniciativa que vai realizar, aonde, quando (data
e horários), condições que oferece e o que se pretende do Grupo
convidado (hora de chegada, tempo de actuação, etc.). Aproveitar para
solicitar, caso o convite seja aceite, o envio de um breve historial
(apresentação do Grupo), foto e outras informações consideradas úteis
No convite enviado deve
ser dado o maior número possível de informações para que os responsáveis
do Grupo convidado possam decidir participar, ou não, devidamente
esclarecidos.
Caso sejam solicitadas
informações adicionais, as mesmas devem ser remetidos com a maior
brevidade possível.
Há Grupos de Folclore
que têm o hábito – que se poderá considerar salutar – de enviar aos
Grupos que aceitam participar no respectivo Festival de Folclore, uma
espécie de “Contrato” a ser assinado pelos responsáveis dos respectivos
Grupos. É mais uma “prova de boa fé”.
Aqui se deixa uma
proposta de “Contrato” - que preferimos designar de «Acordo de
Cooperação em regime de Permuta ou Intercâmbio» -, muito simples, e
que pode facilmente ser adaptado à realidade de cada Encontro, Mostra ou
Festival de Folclore, às condições disponíveis e às circunstâncias da
respectiva realização. O mesmo deve ser impresso em folha timbrada do
Grupo de Folclore que convida. |
